Régularisation annuelle des charges locatives
Les provisions de charges doivent être comparées chaque année aux dépenses réelles. Ce courrier présente le décompte à votre locataire dans les formes prévues par la loi.
[Votre nom, prénom ou dénomination] [Votre adresse] [Nom, prénom du locataire] [Adresse du logement loué] Fait à [ville], le [date] Objet : Régularisation annuelle des charges locatives, période du [date de début] au [date de fin] Madame, Monsieur, Conformément à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, je vous communique le décompte de régularisation des charges locatives pour la période du [date de début] au [date de fin], un mois avant la régularisation. Décompte par nature de charges : - [Eau froide] : [montant] euros - [Chauffage collectif] : [montant] euros - [Entretien des parties communes] : [montant] euros - [Taxe d'enlèvement des ordures ménagères] : [montant] euros - [Autres charges récupérables] : [montant] euros Total des charges récupérables : [montant] euros Provisions versées sur la période : [montant] euros Solde : [montant] euros [en votre faveur / à votre charge] [Dans un immeuble collectif :] Mode de répartition entre les locataires : [tantièmes, surface, relevés individuels, etc.]. Le solde sera [imputé sur le prochain loyer / régularisé par virement] à compter du [date, au moins un mois après l'envoi]. Le montant des provisions mensuelles est par ailleurs ajusté à [montant] euros, d'après les dépenses de l'année écoulée. Les pièces justificatives (factures, relevés, avis de charges de copropriété) sont tenues à votre disposition pendant six mois à compter de l'envoi du présent décompte. Vous pouvez les consulter à l'adresse suivante, aux jours et heures suivants : [adresse, jours, heures]. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. [Signature]
Ce que le décompte doit contenir
Un décompte par nature de charges (eau, chauffage, entretien, ordures ménagères), le total des provisions versées et le solde. Dans un immeuble collectif, il précise aussi le mode de répartition entre les locataires.
Seules les charges récupérables listées par le décret du 26 août 1987 peuvent être réclamées. Les frais de gestion, de gardiennage hors part récupérable, de grosses réparations ou les honoraires du syndic ne le sont pas.
Délais et justificatifs
Le décompte est communiqué un mois avant la régularisation. Le locataire peut consulter les pièces justificatives pendant les six mois qui suivent l'envoi : factures, relevés de consommation, comptes de la copropriété.
Dans une copropriété, vous pouvez régulariser sur la base des comptes approuvés ou, à défaut, des dépenses réelles de l'exercice. Si vous tardez, la prescription de trois ans de l'article 7-1 de la loi de 1989 limite ce que vous pouvez encore réclamer.
Pensez à ajuster le montant des provisions mensuelles d'après les dépenses de l'année écoulée, pour éviter un solde important l'année suivante.
Textes de loi applicables
Article 23 de la loi du 6 juillet 1989 : régularisation annuelle, décompte par nature de charges, mise à disposition des justificatifs pendant six mois. Article 25-10 pour les baux meublés.
Article 7-1 de la même loi : prescription de trois ans des actions relatives aux charges.
Décret du 26 août 1987 : liste limitative des charges récupérables.
Questions fréquentes
À quelle fréquence régulariser les charges ?
Une fois par an, sur la base des dépenses réelles de la période écoulée. Une régularisation trop tardive reste possible, dans la limite de la prescription de trois ans.
Puis-je réclamer des charges oubliées les années passées ?
Oui, dans la limite de trois ans. Au-delà, l'action est prescrite. Si la régularisation intervient après la fin de l'année civile suivant l'année de dépense, le locataire peut obtenir un paiement échelonné.
Que faire si le locataire conteste le décompte ?
Mettez les pièces justificatives à sa disposition aux dates prévues. Si le désaccord persiste, la commission départementale de conciliation peut être saisie avant toute action en justice.
Quelles charges ne puis-je pas lui réclamer ?
Les charges qui ne figurent pas dans la liste du décret du 26 août 1987 : grosses réparations, frais de gestion de l'immeuble, honoraires de syndic, assurance de l'immeuble. Elles restent à votre charge.