Retenue sur dépôt de garantie : la lettre qui la justifie
Vous retenez une partie du dépôt de garantie ? Ce courrier détaille chaque retenue et joint les justificatifs, pour éviter la contestation et la majoration pour retard.
[Votre nom, prénom ou dénomination] [Votre adresse] [Nom, prénom de l'ancien locataire] [Sa nouvelle adresse] Fait à [ville], le [date] Objet : Restitution du dépôt de garantie et justification des retenues Lettre recommandée avec A/R n° [numéro] Madame, Monsieur, Vous avez quitté le logement situé [adresse] le [date de remise des clés]. Le dépôt de garantie versé à l'entrée dans les lieux s'élevait à [montant] euros. Après comparaison des états des lieux d'entrée et de sortie, je suis amené à effectuer les retenues suivantes, justifiées par les pièces jointes : - [Réparation locative, par exemple remise en état du revêtement de sol, hors vétusté] : [montant] euros (facture ou devis n° [numéro]) - [Loyers ou charges impayés] : [montant] euros - [Provision pour régularisation de charges, dans la limite légale] : [montant] euros Total des retenues : [montant total] euros. Je vous restitue donc la somme de [dépôt moins retenues] euros, par virement sur le compte dont vous m'avez communiqué les coordonnées. Les retenues sont calculées après application de la vétusté des éléments concernés, conformément à la grille [annexée au bail / appliquée]. [Si une régularisation de charges est en attente :] Une provision de [montant] euros, limitée à 20 % du dépôt, est conservée jusqu'à l'arrêté des comptes de l'immeuble. Le solde vous sera restitué dans le mois suivant l'approbation des comptes. Je reste à votre disposition pour tout complément d'information. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. [Signature] Pièces jointes : états des lieux d'entrée et de sortie, devis ou factures, décompte des sommes dues.
Ce que vous pouvez retenir
Seules les sommes dont le locataire est redevable au titre du bail : loyers et charges impayés, réparations locatives pour des dégradations constatées par comparaison des états des lieux, et, si l'immeuble est en copropriété, une provision pour régularisation de charges.
La vétusté, c'est-à-dire l'usure normale liée à l'âge et à l'usage, ne peut pas être imputée au locataire. Une moquette de dix ans abîmée par le temps ne justifie aucune retenue. Appliquez une grille de vétusté, celle du bail ou la nôtre, et indiquez-le dans la lettre.
Délais, pièces et provision de charges
Le délai de restitution est d'un mois à compter de la remise des clés si les états des lieux d'entrée et de sortie sont identiques, et de deux mois s'ils font apparaître des différences. Passé ce délai, une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges est due pour chaque mois commencé.
Joignez les devis ou factures. Si les travaux ne sont pas encore faits, un devis suffit. Les retenues doivent rester proportionnées au préjudice réel.
Dans un immeuble en copropriété, vous pouvez conserver une provision, plafonnée à 20 % du dépôt, jusqu'à l'arrêté des comptes de l'immeuble, puis restituer le solde dans le mois qui suit.
Textes de loi applicables
Article 22 de la loi du 6 juillet 1989 : délais de restitution, retenues justifiées, provision de charges et majoration pour retard.
Article 7 de la même loi et décret du 26 août 1987 : réparations locatives à la charge du locataire.
Questions fréquentes
Dois-je restituer le dépôt si le locataire n'a pas donné sa nouvelle adresse ?
Oui, l'obligation de restituer demeure. Le locataire doit communiquer son adresse et ses coordonnées bancaires, mais l'absence de communication ne vous dispense pas d'agir : conservez la preuve de vos relances.
Puis-je retenir le coût de peintures refaites à neuf ?
Seulement pour la part qui résulte d'une dégradation et non de l'usure normale. Dans notre grille de vétusté, la peinture des murs a une durée de vie de 7 ans : au-delà, elle est considérée comme amortie.
Que se passe-t-il si je dépasse le délai ?
Le dépôt est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois commencé en retard, sauf si le retard est dû au locataire, par exemple en cas de non-communication de son adresse.
Faut-il envoyer la lettre en recommandé ?
La loi ne l'impose pas, mais le recommandé avec accusé de réception, ou un envoi accompagné de preuve de remise, vous donne la date certaine de votre justification en cas de litige.